WhatsApp también puede ser relevante en un proceso laboral
Una instrucción del jefe, una solicitud de permiso o una conversación sobre una actividad laboral pueden parecer comunicaciones cotidianas. Sin embargo, cuando surge una controversia entre trabajador y empleador, esos mensajes pueden adquirir relevancia para establecer qué ocurrió y cuáles fueron las circunstancias en las que se desarrollaron los hechos.
Precisamente, la Sentencia SL702-2026 de la Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia abordó el valor probatorio de los pantallazos de WhatsApp aportados en papel dentro de un proceso laboral.
La decisión parte de una distinción que conviene tener presente: que una captura de pantalla pueda ser valorada como prueba documental no significa que necesariamente demuestre el hecho para el cual fue presentada.
Esta diferencia se aprecia con claridad en el caso que estudió la Corte.
El mensaje que no demostraba una autorización
El litigio involucraba a una trabajadora que sufrió un accidente de tránsito mientras se desplazaba en motocicleta. En el proceso se discutían, entre otros aspectos, las circunstancias del desplazamiento y la responsabilidad que se atribuía al empleador.
Para respaldar su posición, la trabajadora aportó la impresión de una conversación de WhatsApp en la que consultaba a su jefe si podía pedirle a un tercero que la transportara para entregar unos créditos y unos paz y salvos.
La comunicación permitía observar que la solicitud había sido formulada. El problema era que en la captura no aparecía una respuesta del empleador que acreditara la autorización.
La trabajadora sostenía que había recibido una contestación verbal, pero el material examinado no permitía establecer que el empleador hubiera aceptado la solicitud.
Al resolver el recurso extraordinario de casación, la Corte concluyó que el tribunal no había incurrido en el error de valoración probatoria que se le atribuía y, por ello, no casó la sentencia impugnada.
El caso deja una cuestión relevante: ¿hasta dónde puede llegar la conclusión de un juez cuando el documento aportado acredita una comunicación, pero no necesariamente el hecho que se pretende derivar de ella?
¿Qué dijo la Corte sobre los pantallazos impresos?
La Sala precisó que los pantallazos de WhatsApp aportados en copia física impresa tienen naturaleza documental, de acuerdo con el artículo 243 del Código General del Proceso.
En el caso concreto, aunque las impresiones carecían de firma, no habían sido desconocidas por la parte contra quien se presentaron. En esas condiciones, podían ser valoradas y constituían prueba calificada en casación laboral.
La precisión importa porque evita descartar una captura impresa por el solo hecho de no contar con una firma manuscrita. Su naturaleza documental y su posibilidad de valoración deben examinarse conforme a las reglas probatorias aplicables.
Pero la Corte también delimitó el alcance de esta conclusión. Reconocer que una impresión tiene naturaleza documental no equivale a dar por demostradas todas las afirmaciones que una parte relaciona con su contenido.
En otras palabras, la posibilidad de valorar el documento y su capacidad para acreditar un hecho son cuestiones diferentes.
Una solicitud no es lo mismo que una autorización
Este es, a mi juicio, el aspecto más útil de la decisión para comprender cómo deben analizarse las conversaciones digitales en un proceso laboral.
En el caso estudiado, el pantallazo permitía advertir que la trabajadora había consultado a su jefe sobre una posibilidad de transporte. Sin embargo, no mostraba que la solicitud hubiera sido aceptada.
La diferencia puede parecer sencilla, pero tiene consecuencias jurídicas. Si una persona pregunta si puede realizar determinada actividad y no aparece una respuesta, no es posible concluir, únicamente a partir de ese mensaje, que recibió autorización.
Por supuesto, la ausencia de una respuesta en una captura tampoco demuestra necesariamente que nunca haya existido una autorización por otro medio. Lo que significa es que ese documento, considerado por sí solo, no acreditaba el asentimiento que la trabajadora pretendía demostrar.
Por eso, al valorar una conversación, es necesario distinguir entre lo que efectivamente aparece en ella y las conclusiones que se buscan extraer de su contenido. También deben considerarse las demás pruebas del proceso y las circunstancias en las que ocurrieron los hechos.
¿Qué deberían tener presente trabajadores y empleadores?
La decisión tiene una aplicación práctica para ambas partes de la relación laboral.
Para los trabajadores, conservar una conversación puede ser importante cuando contiene instrucciones, autorizaciones o comunicaciones relacionadas con sus funciones. No obstante, conviene verificar que los mensajes permitan comprender lo sucedido y que exista evidencia de la respuesta cuando lo que se pretende demostrar es una autorización o aceptación.
Para los empleadores, el caso también invita a prestar atención a la forma en que se comunican las decisiones laborales. Cuando una solicitud requiere aprobación, una respuesta clara puede ayudar a evitar posteriores controversias sobre lo autorizado, las condiciones de la actividad o las instrucciones impartidas.
En ambos escenarios, resulta conveniente conservar las conversaciones relevantes con suficiente contexto y evitar depender de una captura aislada cuando existen otros elementos que pueden contribuir a esclarecer los hechos.
Esto no significa que todo pantallazo deba acompañarse necesariamente de un peritaje informático ni que una impresión carezca de valor por no aportarse directamente desde el teléfono. La necesidad de otros medios de prueba dependerá de las circunstancias del caso y de las controversias que se planteen sobre el documento.
El valor de una conversación depende también de lo que permite demostrar
La Sentencia SL702-2026 invita a distinguir entre conservar una comunicación y contar con elementos suficientes para demostrar un hecho. En el ámbito laboral, donde muchas instrucciones y solicitudes se transmiten por mensajería instantánea, esta diferencia recuerda la importancia de analizar las conversaciones en su contexto y de contar con evidencia que permita establecer, con la mayor claridad posible, qué ocurrió.
Fuente: Sala de Casación Laboral
